Sådan vælger du det rigtige eventpersonale til din konference
Planlæg efter konferencens gæster og program
To konferencer med samme deltagerantal kan have vidt forskellige bemandingsbehov. Den ene har én indgang, enkel registrering og et samlet program. Den anden har flere sale, parallelle spor, VIP-gæster og skiftende pauser. Derfor starter god bemanding med at forstå gæsterejsen, ikke med at vælge et standardantal medarbejdere.
Deltagerne kommer for indholdet, relationerne og oplevelsen. Men deres indtryk formes også af det, der sker mellem oplæggene: Kan de finde registreringen? Er der nogen, der hjælper, når programmet ændrer sig? Og glider pauserne, eller bliver de til ventetid?
Kortlæg de vigtigste kontaktpunkter
Ankomst og registrering: Hvor kommer gæsterne ind? Medarbejderne skal kende indgange, billet- eller navnesystem, navneskilte, relevante særlige gæstebehov og den rette kontaktperson, hvis noget ikke stemmer.
Garderobe og vejvisning: Gæster skal hurtigt kunne komme videre. Skiltning og personale skal give samme svar, også når mange ankommer samtidig. Afklar, hvor der er risiko for kø.
Skift mellem sessioner: Ved parallelle oplæg kan få minutters usikkerhed skabe uro. Afklar, hvor synlige værter kan hjælpe deltagerne videre, og hvem der formidler programændringer.
Pauser og overgange: Planlæg bemanding efter belastningstoppe frem for en flad fordeling over dagen. Information og praktisk hjælp skal være tilgængelig dér, hvor deltagerne bevæger sig.
Afslutning: Garderobe, udgang og transportinformation er også en del af den sidste oplevelse, gæsten tager med sig.
Kompetencerne skal matche opgaven
En dygtig eventvært er ikke blot imødekommende. Vedkommende skal kunne læse situationen, kommunikere tydeligt og vide, hvornår en udfordring skal løftes til en supervisor. Ved internationale konferencer kan sprogkundskaber være afgørende. Ved komplekse produktioner er kendskab til venue og tydelige instrukser mindst lige så vigtigt.
Bed derfor leverandøren om at beskrive briefing, teamledelse, afløsning, mødetider og kontaktveje.
Fordel personalet gennem hele dagen
En registreringsskranke kan have brug for flere hænder i den første time, mens behovet senere flytter sig til salene, informationspunkterne eller garderoben.
Arbejd med en enkel bemandingsplan, der viser funktion, tidspunkt, ansvarlig og mulighed for omfordeling. Den gør det lettere at vurdere leverancen end et samlet antal bestilte timer.
En briefing skal kunne bruges i praksis
Før dørene åbner, bør alle kunne svare på fire spørgsmål:
- Hvad er min opgave?
- Hvor finder jeg den opdaterede information?
- Hvem spørger jeg, hvis jeg er i tvivl?
- Hvad gør jeg, hvis en gæst har brug for hjælp, som ligger uden for min rolle?
God hospitality er venlig, men også præcis. En medarbejder skal ikke gætte sig frem til svar for at virke hjælpsom.
Gør forventningerne målbare
Aftal på forhånd, hvad der er en god leverance. Det kan være, at registreringen er bemandet før første ankomst, at gæster kan finde hjælp ved centrale knudepunkter, eller at ændringer i programmet bliver kommunikeret hurtigt.
Gennemgå efterfølgende, hvor der opstod spørgsmål, køer eller unødig ventetid. Brug erfaringerne til at justere bemanding, kompetencer og briefing til næste konference.
Mano Hospitality hjælper med at tænke bemanding, roller og gæsteoplevelse sammen. Målet er, at arrangøren kan koncentrere sig om indholdet, mens den praktiske gæstekontakt fungerer.
Kontakt Mano Hospitality for en dialog om bemanding til din næste konference.