Sikkerhed ved konferencer og erhvervsevents: Tryghed uden at forstyrre oplevelsen

Når gæster ankommer til en konference, skal de føle sig velkomne. De skal kunne finde vej, komme hurtigt gennem registreringen og koncentrere sig om det arrangement, de er kommet for at deltage i.

Sikkerheden skal fungere i baggrunden, men være klar til at træde frem, når situationen kræver det.

Det stiller særlige krav til både planlægning og personale.

Sikkerhed er mere end adgangskontrol

Ved erhvervsevents kan sikkerhedsopgaver omfatte adgangskontrol, håndtering af uvedkommende, beskyttelse af særlige områder og beredskab ved uforudsete hændelser.

Men sikkerhed handler også om at forstå arrangementets karakter.

En international konference med VIP-gæster har andre behov end et internt medarbejderarrangement eller en større fagmesse.

Derfor bør sikkerhedsløsningen altid tage udgangspunkt i en konkret vurdering af arrangementet.

Tre forhold bør afklares før eventet

1. Hvem deltager?

Antallet af gæster, deres adgangsrettigheder og eventuelle særlige sikkerhedsbehov har betydning for bemandingen.

2. Hvordan bevæger gæsterne sig?

Ankomst, registrering, pauser og afgang kan skabe koncentrationer af mennesker. Her skal gæsteflow og sikkerhed tænkes sammen.

3. Hvad gør personalet, hvis noget sker?

Alle relevante medarbejdere skal kende kontaktveje, ansvarsfordeling og procedurer ved eksempelvis sygdom, brandalarm eller konflikter.

Sikkerhed og hospitality skal understøtte hinanden

En gæst, der står ved den forkerte indgang, har først og fremmest brug for hjælp.

Men en person, der forsøger at få adgang til et afspærret område, kan kræve en anden håndtering.

Derfor er det vigtigt at skelne mellem serviceopgaver og egentlige sikkerhedsopgaver.

Hospitality-personalet kan hjælpe gæsterne med information og vejvisning, mens kvalificeret sikkerhedspersonale håndterer de opgaver, som kræver sikkerhedsfaglige kompetencer og eventuelt lovpligtig godkendelse.

Når rollerne er tydelige, får gæsterne en bedre oplevelse, og medarbejderne ved, hvornår de skal involvere hinanden.

Den bedste sikkerhed er ofte den, gæsterne ikke bemærker

Professionel eventsikkerhed behøver ikke at virke dominerende.

En rolig tilstedeværelse, tydelig kommunikation og personale, der forstår arrangementets formål, kan skabe tryghed uden at ændre atmosfæren.

Hos Mano Solutions er samspillet mellem Mano Security og Mano Hospitality en vigtig del af tilgangen til professionelle events.

Målet er ikke at gøre sikkerheden synlig for enhver pris, men at gøre den relevant, effektiv og tilpasset arrangementet.

Planlægger du en konference eller et erhvervsevent? Tal med Mano Security om en sikkerhedsløsning, der passer til arrangementets karakter og risikobillede.