Hvor mange medarbejdere skal der bruges til et event? Sådan planlægger du bemandingen

Hvor mange medarbejdere skal der bruges til et event?

To events med samme antal gæster kan have vidt forskellige behov for personale. En konference med samlet ankomst og registrering kræver en anden bemanding end en reception, hvor gæsterne ankommer løbende.

Derfor bør bemandingen ikke alene beregnes ud fra gæsteantallet. Den skal tage udgangspunkt i, hvad der faktisk skal ske, hvornår det sker, og hvor medarbejderne skal være.

Begynd med gæstens vej gennem eventet

Gå arrangementet igennem fra ankomst til afgang. Hvor skal gæsterne registreres? Er der garderobe? Skal de guides mellem lokaler? Er der pauser med mange samtidige bevægelser? Hvem hjælper, hvis noget ændrer sig?

Når opgaverne er synlige, bliver det lettere at fordele funktionerne og opdage, hvor der kan opstå flaskehalse.

Planlæg efter spidsbelastninger

Det gennemsnitlige aktivitetsniveau fortæller ikke hele historien. Mange events har korte perioder, hvor behovet for personale stiger markant, eksempelvis ved åbning, frokost, pauser og afslutning.

En god bemandingsplan viser derfor både grundbemanding og de tidspunkter, hvor ekstra hænder kan være nødvendige.

Fem spørgsmål før du bestiller personale

1. Hvor mange gæster forventes, og hvordan fordeler deres ankomst sig?
2. Hvilke konkrete opgaver skal medarbejderne løse?
3. Hvor mange indgange, sale og servicepunkter er i brug?
4. Hvornår opstår de største belastninger, og hvor længe varer de?
5. Hvem leder medarbejderne og beslutter ændringer undervejs?

Husk briefing, pauser og overlevering

Bemandingsplanen skal også give plads til introduktion, nødvendige pauser og overlevering mellem medarbejdere. Hvis alle timer alene planlægges efter gæsternes tilstedeværelse, risikerer man at mangle tid til de opgaver, der får afviklingen til at hænge sammen.

Den rigtige bemanding er ikke nødvendigvis den største

Målet er at have de rigtige kompetencer på de rigtige steder, når behovet opstår. En gennemtænkt plan kan skabe en bedre gæsteoplevelse uden at bemande alle funktioner maksimalt hele dagen.

Mano Hospitality kan indgå i planlægningen af værter, registrering, garderobe, gæsteinformation og øvrige servicefunktioner, så bemandingen understøtter eventets konkrete flow.

Send din tidsplan og forventede gæsteantal, så tager vi en dialog om bemandingsbehovet.