Værter og værtinder til events: Førstehåndsindtrykket begynder ved døren

Det første møde med et event er sjældent scenen, taleren eller underholdningen.

Det er mennesket ved indgangen.

En venlig velkomst, en tydelig besked og en medarbejder, der hurtigt kan hjælpe, kan være afgørende for, hvordan gæsten oplever resten af arrangementet.

Derfor er professionelle eventværter mere end personale, der viser vej.

Førstehåndsindtrykket sætter forventningerne

Forestil dig to konferencer med samme program, samme lokaler og samme forplejning.

Ved den ene bliver gæsterne mødt af usikkerhed, kø og medarbejdere, der ikke kender programmet.

Ved den anden bliver de mødt af personale, der ved, hvor de skal hen, og som kan svare på de mest almindelige spørgsmål.

Forskellen ligger ikke nødvendigvis i antallet af medarbejdere, men i deres forberedelse.

Hvad laver en professionel eventvært?

Opgaverne varierer efter arrangementet, men kan blandt andet omfatte:

• Modtagelse og velkomst af gæster.
• Registrering og udlevering af navneskilte.
• Vejvisning og information.
• Garderobehåndtering.
• Assistance ved mødelokaler og konferencområder.
• Hjælp til gæster med særlige behov.
• Koordinering med arrangør og øvrige medarbejdere.

Fælles for opgaverne er, at medarbejderen repræsenterer arrangementet i mødet med gæsten.

God gæsteservice kræver viden

Det er ikke nok at være smilende og imødekommende.

En eventvært skal også kende de praktiske forhold.

Hvor ligger toiletterne? Hvornår begynder næste session? Hvem kontaktes, hvis en gæst har mistet sin adgangsbillet? Hvordan hjælper man en deltager, der har brug for særlig assistance?

Den viden bør være en del af briefingen inden arrangementet.

Når medarbejderne er forberedte, kan de løse mange spørgsmål uden at involvere arrangøren.

Værter skal kunne tænke selv

Et event følger sjældent planen fuldstændigt.

En oplægsholder bliver forsinket. Et mødelokale ændres. Flere gæster ankommer samtidig.

Her gør medarbejdernes situationsfornemmelse en forskel.

En god eventvært kan prioritere, kommunikere roligt og finde løsninger inden for sit ansvarsområde.

Det kræver både erfaring, tydelige rammer og tillid fra den ansvarlige leder.

Gæsteservice er også et spørgsmål om bemanding

For få medarbejdere kan skabe kø og frustration.

For mange medarbejdere uden klare opgaver kan give unødvendige omkostninger.

Derfor bør bemandingen planlægges efter gæsternes forventede bevægelser gennem arrangementet.

Ofte er behovet størst ved ankomst, pauser og afslutning.

Det kan være mere effektivt at tilpasse bemandingen til disse perioder end at have samme antal medarbejdere på alle poster hele dagen.

Mennesker skaber oplevelsen

Hos Mano Hospitality er tanken, at professionelle medarbejdere skal være en naturlig del af kundens arrangement.

Det handler om at forstå både opgaven, gæsterne og den stemning, arrangøren ønsker at skabe.

For når de praktiske detaljer fungerer, får gæsterne mere overskud til at opleve det, de er kommet for.

Har du brug for værter, registreringspersonale, garderobemedarbejdere eller anden hospitality-bemanding? Tal med Mano Hospitality om dit næste arrangement.