Lagerstyring til events: Sådan får du overblik over materialer og udstyr

Eventudstyr skal være klar, når produktionen er det

Mange events bruger de samme materialer igen og igen: skilte, afspærring, inventar, standmaterialer, kabler og udstyr til gæstemodtagelse. Alligevel begynder forberedelsen ofte med det samme spørgsmål: Hvor ligger det hele, og er det klar til brug?

God lagerstyring handler ikke kun om plads på hylderne. Den handler om at vide, hvad man har, hvilken stand det er i, og hvad der skal med til næste opgave. Lageret bør derfor planlægges med udgangspunkt i, hvad materialerne skal bruges til, ikke kun hvor meget plads de fylder.

Fem greb, der gør lageret lettere at arbejde med

1. Registrér materialerne. Brug en enkel oversigt med varenavn, antal, placering, stand og ansvarlig kontaktperson.
2. Saml udstyr efter anvendelse. Materialer til eksempelvis registrering, backstage eller standopbygning bør mærkes og samles, så de kan findes og klargøres til den konkrete produktion.
3. Kontrollér ved retur. Notér, hvad der er kommet tilbage, hvad der mangler, og hvad der kræver kontrol, rengøring eller reparation, inden udstyret stilles tilbage.
4. Planlæg klargøring. Aftal, hvem der tæller, plukker, pakker og kontrollerer udstyret før afgang. Rengøring, ompakning og vedligeholdelse er ikke nødvendigvis en del af almindelig opbevaring. Ansvaret bør fremgå af aftalen.
5. Skab en tydelig overlevering. Den, der modtager udstyret på venue, skal kende pakkelisten, leverancens indhold og kontaktpersonen ved mangler eller ændringer.

Events arbejder ikke fra 8 til 16

Et lager kan være velorganiseret og alligevel blive en flaskehals, hvis materialerne ikke kan hentes, når eventet kræver det. Opbygning foregår ofte tidligt, mens nedtagning og returtransport kan ligge sent om aftenen eller i weekenden.

Derfor bør arrangører afklare adgangsvilkår allerede ved valg af lagerpartner: Kan udstyr udleveres uden for almindelig åbningstid? Skal det bestilles på forhånd? Hvem kan kontaktes ved ændringer? Og koster det ekstra?

Det afgørende er ikke nødvendigvis fri adgang døgnet rundt, men at der er en aftalt løsning, som passer til produktionens tidsplan.

Lager og transport skal tænkes sammen

Lager, transport og produktion bør arbejde ud fra samme pakkeliste og tidsplan. Hvem bestiller afhentning? Hvornår skal materialerne stå klar? Hvem modtager dem på venue?

En tydelig ansvarlig for overleveringen gør det lettere at følge materialerne fra klargøring til levering og retur. Den konkrete løsning bør aftales efter materialer, brugsfrekvens og eventets behov.

Mano Warehouse kan indgå i en samlet løsning med Mano Logistics, hvor opbevaring, håndtering og transport planlægges ud fra det konkrete event. Adgang uden for normal åbningstid skal aftales særskilt.

Næste skridt: Har I overblik over, hvad der ligger på lager, hvilken stand det er i, og hvem der gør det klar til næste event? Gennemgå lagerlisten og den kommende produktionsplan med jeres lagerpartner.