Transport og levering til messer, konferencer og udstillinger
Når en messe eller konference åbner, skal alt være på plads.
Messestande, møbler, skilte, udstyr og materialer skal være leveret, placeret og klar til brug. Ofte inden for et meget begrænset tidsrum.
Derfor handler eventtransport om mere end at flytte varer fra én adresse til en anden.
Leveringstidspunktet er afgørende
Ved større venues er det sjældent muligt bare at ankomme med en lastbil og begynde at læsse af.
Der kan være faste indkørselstider, særlige adgangsveje, begrænsede aflæsningsområder og krav til registrering af leverandører.
En transportplan bør derfor indeholde både ankomsttid, aflæsningssted, kontaktperson og en aftale om, hvem der overtager materialerne.
En forsinkelse på 30 minutter kan få betydning for flere andre leverandører, hvis deres arbejde afhænger af leverancen.
Kend venue, før bilen kører
Forskellige venues har forskellige praktiske rammer.
Nogle har gode ramper og direkte adgang til hallerne. Andre kræver mindre køretøjer, særligt løfteudstyr eller længere intern transport.
Inden transporten planlægges, bør følgende være afklaret:
- Hvilke køretøjer kan komme frem?
- Er der adgang til rampe, port eller vareelevator?
- Er der krav om sikkerhedsudstyr eller leverandørregistrering?
- Hvem tager imod leverancen?
- Hvornår skal emballage og transportmateriel fjernes?
De oplysninger bør indsamles, inden transporten bookes.
Pak efter opbygningen, ikke kun efter pladsen
En fyldt lastbil er ikke nødvendigvis en effektiv lastbil.
Hvis de materialer, der skal bruges først, ligger inderst, kan aflæsningen skabe unødvendigt arbejde.
Derfor bør pakning og læsning tage udgangspunkt i produktionsrækkefølgen.
Det kan eksempelvis betyde, at konstruktionsmaterialer skal være tilgængelige før møbler og dekorative elementer.
En gennemtænkt læsseplan kan reducere intern håndtering og gøre opbygningen mere effektiv.
Nedtagningen skal planlægges samtidig
Når eventet slutter, begynder en ny logistisk opgave.
Materialer skal pakkes, afhentes og eventuelt returneres til lager. Samtidig arbejder mange andre leverandører på at forlade venue.
Hvis hjemtransporten ikke er planlagt, kan det føre til ventetid, ekstra håndtering og unødvendige omkostninger.
Derfor bør transportplanen altid omfatte både levering og afhentning.
En samlet logistisk løsning
Mano Logistics arbejder med transport som en del af den samlede eventproduktion.
I samspil med Mano Warehouse og Mano Crew kan transport, klargøring og praktisk håndtering planlægges som et sammenhængende forløb.
Det betyder færre overleveringer og bedre mulighed for at koordinere ændringer.
Skal du planlægge transport til en messe, konference eller udstilling? Tal med Mano Solutions om en løsning, der tager højde for hele produktionsforløbet.