Logistics: En bedre varemodtagelse til dit event

Når flere leverandører ankommer til samme venue, bliver varemodtagelsen hurtigt et knudepunkt. En lastbil skal aflæsses, en anden skal videre, og et crew venter på udstyr, før de kan begynde. En fælles plan kan gøre overleveringen mere overskuelig.

Start med leverancelisten

Saml information om afsender, indhold, forventet ankomst, køretøj og kontaktperson. Tilføj, hvor godset skal hen, hvem der modtager det, og om der er særlige behov for håndtering. Hvis noget skal bruges tidligt i opbygningen, skal det være tydeligt i planen.

Aftal tidsvinduer med venue og leverandører, og undersøg adgangsveje, ramper, elevatorer og eventuelle begrænsninger. Lav en alternativ kontaktvej, hvis en chauffør bliver forsinket eller ikke kan finde frem.

Tænk sikkerhed ind i læsseområdet

Arbejdstilsynet peger på risiko ved blandt andet bakkende køretøjer, ustabilt gods og tung håndtering. Gennemgå derfor området med dem, der arbejder dér. Aftal færdselsveje, placering af ventende gods og hvordan chauffører og personale kommunikerer under aflæsning. Vælg passende hjælpemidler og instruktion ud fra den konkrete opgave.

Planlæg også hjemturen

Nedtagning og afhentning bør indgå i planen fra starten. Hvem pakker hvad? Hvor skal det stå klar? Og hvilken transport tager det med? En enkel mærkning med destination og kontaktperson gør det lettere at sende materialerne det rigtige sted hen.

Efter eventet kan leverancelisten bruges til at registrere mangler, skader og forbedringer. Den læring er værdifuld, især når et event eller et samarbejde skal gentages.