Sikkerhed ved festivaler og koncerter: Fra risikovurdering til praktisk afvikling
En festival eller koncert skal give publikum en oplevelse, de husker. Musikken, stemningen og fællesskabet er det, gæsterne kommer for.
Men bag oplevelsen ligger en omfattende planlægning, hvor sikkerheden spiller en afgørende rolle.
Når mange mennesker samles på et begrænset område, skal arrangøren kunne håndtere både de forventede situationer og det uventede.
God festivalsikkerhed handler derfor ikke kun om at reagere, når noget sker. Den handler i høj grad om at forebygge, at problemerne opstår.
Sikkerheden begynder med en risikovurdering
To festivaler med samme publikumstal kan have vidt forskellige sikkerhedsbehov.
Pladsens indretning, publikumsprofil, adgangsforhold, scenekonstruktioner, alkoholservering og transportmuligheder påvirker alle risikobilledet.
Derfor bør planlægningen begynde med en konkret risikovurdering.
Her undersøges blandt andet:
- Hvor kan der opstå trængsel?
- Hvordan kommer publikum ind og ud?
- Hvilke områder kræver særlig adgangskontrol?
- Hvordan håndteres sygdom, konflikter og andre hændelser?
- Hvilke forhold kan ændre sig under arrangementet?
- Hvordan fungerer kommunikationen mellem sikkerhed, arrangør og øvrige medarbejdere?
Risikovurderingen skal ikke blot være et dokument, der udarbejdes før eventet. Den skal bruges aktivt i planlægningen og justeres, når forudsætningerne ændrer sig.
Crowd management er mere end at holde øje med publikum
Crowd management handler om at forstå, hvordan mennesker bevæger sig og reagerer i forskellige situationer.
Et område, der fungerer fint under ankomst, kan blive problematisk, når mange gæster forsøger at forlade det samtidig.
Det gælder især ved sceneområder, indgange, barer, toiletter og smalle passager.
En nyttig tilgang er DIM-ICE-modellen, der forbindes med crowd safety-forskeren G. Keith Still.
Modellen ser på tre påvirkninger:
Design: Hvordan er området indrettet?
Information: Hvilken information får publikum?
Management: Hvordan organiseres og håndteres publikumsbevægelser?
Disse vurderes i tre faser: ankomst, bevægelse på området og afgang.
Det giver en systematisk måde at identificere potentielle problemer, før de udvikler sig.
Modellen bør også anvendes til at vurdere nødsituationer, hvor publikums adfærd og bevægelsesmønstre kan være væsentligt anderledes.
Den rigtige bemanding handler om kompetencer
Det er ikke tilstrækkeligt at beregne sikkerhedsbemandingen alene ud fra antallet af gæster.
Opgavernes karakter har mindst lige så stor betydning.
Adgangskontrol, observation af publikumsflow, konflikthåndtering og beredskabsfunktioner stiller forskellige krav til medarbejdernes kompetencer.
Det er samtidig vigtigt at sikre, at medarbejderne har de nødvendige lovpligtige godkendelser til de opgaver, de udfører.
En god bemandingsplan tager derfor udgangspunkt i både risikovurderingen, opgaverne og medarbejdernes kvalifikationer.
Briefingen forbinder planen med virkeligheden
Selv en grundig sikkerhedsplan har begrænset værdi, hvis medarbejderne ikke kender den.
Før arrangementet bør alle relevante medarbejdere derfor briefes om deres opgaver, ansvarsområder og kontaktveje.
De skal blandt andet vide, hvordan de rapporterer observationer, hvem der træffer beslutninger, og hvordan de reagerer ved forskellige typer hændelser.
Ved større arrangementer kan det være relevant at gennemføre særskilte briefinger for forskellige funktioner.
Sikkerhed og gæsteoplevelse skal fungere sammen
Sikkerhedspersonale er ofte blandt de første medarbejdere, publikum møder.
Derfor har deres kommunikation og adfærd betydning for oplevelsen.
En rolig og respektfuld tilgang kan forebygge konflikter, mens uklar kommunikation kan skabe frustration.
Hos Mano Security er ambitionen at kombinere sikkerhedsfaglighed med forståelse for arrangementets karakter.
Sikkerheden skal være tydelig, når der er behov for det, og understøtte den oplevelse, arrangøren ønsker at skabe.
Evalueringen er en del af sikkerhedsarbejdet
Når festivalen eller koncerten er afsluttet, bør erfaringerne samles.
Hvor opstod der kø? Hvilke situationer krævede ekstra bemanding? Fungerede kommunikationsvejene? Og hvilke forhold bør ændres næste gang?
Den viden er værdifuld, især når arrangør og sikkerhedsleverandør samarbejder over flere arrangementer.
God festivalsikkerhed bliver stærkere, når erfaringerne fra ét arrangement bruges til at forbedre det næste.
Planlægger du en festival, koncert eller et større publikumsarrangement? Tal med Mano Security om risikovurdering, sikkerhedsplanlægning og kvalificeret bemanding.