Eventsikkerhed begynder længe før dørene åbner
En sikker afvikling starter på tegnebrættet
Når gæsterne ankommer, er det for sent at begynde at diskutere, hvem der har ansvaret for indgangen, eller hvordan man håndterer en kø, der vokser hurtigere end forventet. Eventsikkerhed er ikke kun de medarbejdere, der står synligt på dagen. Det er også de beslutninger, der er truffet inden.
En sikkerhedsplan skal tage udgangspunkt i arrangementets konkrete rammer: Hvor mange gæster forventes? Hvilken type publikum kommer? Hvordan er adgangsvejene indrettet? Hvilke aktiviteter kan skabe pres på bestemte områder? Og hvem kan træffe beslutninger, hvis forholdene ændrer sig?
Tre tidspunkter, der kræver særlig opmærksomhed
Før ankomst: Gæsterne skal kunne finde den rigtige indgang. Køområder, skiltning og adgangskontrol skal hænge sammen. Hvis informationen er uklar, kan der opstå unødvendige ophobninger, før arrangementet overhovedet er begyndt.
Under arrangementet: Publikum bevæger sig mellem scener, sale, garderober, toiletter og serveringsområder. Det kræver løbende opmærksomhed på flaskehalse og ændringer i publikumsflowet.
Ved afslutning: Mange gæster vil ofte ud på samme tid. Udgangsforhold, transportmuligheder og tydelig kommunikation bør være tænkt ind i planen fra starten.
Sikkerhed og hospitality skal kende hinandens roller
En eventvært kan være den første til at opdage, at gæsterne bliver forvirrede eller frustrerede. En sikkerhedsmedarbejder kan have ansvaret for en konkret sikkerhedsfunktion. De to roller kan støtte hinanden, men de er ikke udskiftelige.
Det afgørende er en fælles briefing: Hvem observerer hvad? Hvem kontaktes ved afvigelser? Hvornår skal en situation eskaleres? Og hvordan sikrer man, at gæsterne får en rolig og ensartet besked?
Fem spørgsmål arrangøren bør stille
- Er adgangs- og udgangsforhold gennemgået i forhold til arrangementets størrelse og karakter?
- Er ansvar og beslutningsveje tydelige, også hvis noget ændrer sig undervejs?
- Har alle relevante medarbejdere fået en fælles briefing?
- Er der en plan for kommunikation, hændelser og dokumentation?
- Er opgaverne fordelt til medarbejdere med de kompetencer og godkendelser, som opgaven kræver?
Mano Security: Tryghed i praksis
Mano Security arbejder med sikkerhed som en del af den samlede eventafvikling. Målet er at skabe klare rammer for arrangør, medarbejdere og gæster. Den konkrete løsning skal altid vurderes ud fra opgaven, gældende regler og den bemanding, der faktisk kan stilles til rådighed.
Næste skridt: Tag sikkerhedsdialogen med i det første produktionsmøde, ikke kun i den sidste briefing.