Sådan sikrer du den rigtige bemanding til store events

Flere mennesker er ikke nødvendigvis bedre bemanding

Når et event vokser, vokser også behovet for koordinering. Der kan være mange leverancer, korte tidsvinduer og forskellige teams, som skal arbejde på samme område. Det afgørende er ikke alene, hvor mange medarbejdere der møder op, men om de har de rigtige opgaver, den rigtige information og en tydelig ledelse.

Begynd med opgaverne, ikke antallet

Før bemandingen fastlægges, bør produktionen brydes ned i konkrete aktiviteter: aflæsning, intern transport, opbygning, løbende ændringer, nedtagning og pakning. For hver aktivitet skal man kende tidspunkt, varighed, adgangsforhold, udstyr og afhængigheder til andre leverandører.

Det giver et mere realistisk grundlag for at vælge både antal medarbejdere og kompetencer.

Fem greb, der gør bemandingen stærkere

1. Lav en tydelig rollefordeling. Hvem tager imod leverancer, hvem bygger op, og hvem godkender, at et område er færdigt?
2. Udpeg én ansvarlig for crewet. En klar kontaktperson gør ændringer og prioriteringer lettere at håndtere.
3. Planlæg skift og pauser. Lange produktionsdage kræver en realistisk bemandingsplan.
4. Giv alle en brugbar briefing. Mødested, tidsplan, sikkerhedsforhold, kontaktpersoner og opgaver skal være kendt før start.
5. Planlæg nedtagningen fra begyndelsen. Afslutningen er en del af produktionen og bør ikke bemandes som en eftertanke.

Samspillet med andre teams

Crewet arbejder sjældent alene. Teknikere, transportører, venuepersonale og arrangørens projektledelse skal ofte bruge de samme adgangsveje og arbejdsområder. Når opgaver og tidspunkter er afstemt, bliver der mindre ventetid og færre misforståelser.

Hos Mano Crew er ambitionen at levere medarbejdere, der indgår i en samlet produktion, frem for blot at fylde vagter på en plan. Ved behov kan crewindsatsen koordineres med Mano Logistics, Mano Warehouse og de øvrige relevante afdelinger.

Send os din produktionsplan, eller lad os gennemgå opgaverne sammen. Så kan bemandingen planlægges ud fra det, der faktisk skal løses.