Crew: Det rigtige event crew er mere end ekstra hænder

Når et event skal bygges op på få timer, er fristelsen at bestille et antal personer og håbe, at opgaven løser sig. Men fem personer med en uklar plan kan skabe flere afbrydelser end tre personer med tydelige roller.

Et godt crew starter derfor ikke med et antal. Det starter med en opgavebeskrivelse.

Beskriv opgaven, før du bestiller bemanding

Hvilket udstyr skal flyttes eller opstilles? Hvilke tidspunkter er kritiske? Er der særlige adgangsforhold, tunge løft eller behov for bestemte kompetencer? Hvem leder arbejdet på stedet?

Jo mere præcist opgaven er beskrevet, desto lettere er det at planlægge bemanding, tidsforbrug og eventuelle hjælpemidler.

Én kontaktperson gør forskellen

Et crew skal vide, hvem der prioriterer, hvis planen ændrer sig. Uden en klar kontaktperson risikerer flere leverandører at give modstridende instruktioner. Aftal derfor en ansvarlig på produktionen og en tydelig vej til ændringer.

Planlæg nedtagning samtidig med opbygning

Når arrangementet slutter, er der ofte mindre tid og flere samtidige aktiviteter. Beslut allerede i planlægningen, hvad der skal pakkes først, hvor materialer placeres, og hvem der kvitterer for overlevering. Sørg for, at medarbejderne får relevant instruktion til de konkrete opgaver.

Crew er en del af produktionsflowet, ikke blot bemanding på en timeliste. En god løsning bygger på tydelige opgaver, ansvar og samarbejde med resten af produktionen.