Outsourcing af eventdrift: Hvornår giver det mening at samle opgaverne hos én partner?
Mange venues og eventarrangører bruger betydelige ressourcer på at koordinere leverandører. Én virksomhed leverer hospitality-personale. En anden håndterer sikkerheden. En tredje står for transport, og en fjerde leverer crew til opbygning og nedtagning.
Det kan fungere godt. Men hver overlevering kræver planlægning, forventningsafstemning og opfølgning. Derfor kan det være relevant at undersøge, om nogle af opgaverne med fordel kan samles hos én samarbejdspartner.
Vurder den samlede drift og økonomi
Når virksomheder overvejer outsourcing af eventdrift, begynder samtalen ofte med prisen. Hvad koster en medarbejder i timen? Hvad koster transporten? Hvad er prisen for lagerplads?
Men den samlede økonomi omfatter også de interne ressourcer, der bruges på planlægning, koordinering og opfølgning. Hvis en venuechef bruger mange timer hver uge på at håndtere bemanding, ændringer og leverandørkontakt, har den tid også en værdi.
Derfor bør outsourcing vurderes på den samlede drift og ikke kun på leverandørernes timepriser.
Hvornår giver en samlet løsning mening?
En samlet eventpartner kan især være relevant, når:
- Der gennemføres mange arrangementer i løbet af året.
- Bemandingsbehovet varierer betydeligt.
- Flere leverandører skal arbejde tæt sammen.
- Der er behov for transport, lager og praktisk produktion.
- Kunden ønsker færre kontaktpersoner og tydeligere ansvarsfordeling.
Det betyder ikke, at alle opgaver nødvendigvis skal samles hos én leverandør. Den rigtige løsning afhænger af kundens organisation, behov og eksisterende samarbejder.
Se på hele leverancekæden
Forestil dig et event, hvor udstyr skal hentes fra lager, transporteres til venue, bæres på plads og klargøres. Når gæsterne ankommer, skal hospitality og eventuelle sikkerhedsopgaver fungere i tæt samspil med arrangørens øvrige teams. Efter eventet skal produktionen pakkes ned, og udstyret skal retur.
Opgaverne er forskellige, men de påvirker hinanden. Hvis transporten bliver forsinket, ændrer det crewets arbejdsplan. Hvis adgangsforholdene ændres, påvirker det både levering og opbygning. En fælles plan kan gøre sådanne afhængigheder tydeligere.
Tre mulige gevinster, der skal følges op på
- Mindre koordinering: Færre kontaktflader for de opgaver, der kan samles. Følg op på den tid, kunden bruger på koordinering.
- Bedre overleveringer: Tydeligere ansvar mellem lager, transport, crew og afvikling. Registrér afvigelser og uklarheder ved overleveringen.
- Mere læring fra event til event: Gentagne produktioner giver mulighed for at forbedre briefing, tidsplaner og arbejdsprocesser. Aftal, hvilke ændringer der følges op på næste gang.
Gevinsterne opstår ikke automatisk. De kræver en ansvarlig kontaktperson, aftalte serviceniveauer og klar rollefordeling. Artiklen beskriver muligheder, ikke dokumenterede besparelser.
Fra leverandør til samarbejdspartner
Der er forskel på at bestille personale til et enkelt arrangement og at etablere et længerevarende driftssamarbejde. Ved enkeltstående opgaver skal leverandøren ofte introduceres til venue, arbejdsgange og forventninger hver gang.
I et længerevarende samarbejde kan leverandøren opbygge kendskab til kundens faciliteter, medarbejdere og særlige behov. Det giver mulighed for mere ensartede processer og løbende forbedringer. Et partnerskab skal dog have klare aftaler om kvalitet, ansvar, økonomi og opfølgning.
Én partner betyder ikke én faglighed
En samlet leverance må ikke udviske faglige forskelle. Sikkerhed kræver andre kompetencer end hospitality. Transport kræver andre ressourcer end crewledelse. En samlet samarbejdspartner skal både kunne koordinere på tværs og fastholde den nødvendige specialisering.
Hos Mano Solutions er de forskellige forretningsområder organiseret omkring disse behov:
Mano Hospitality understøtter gæsteoplevelsen.
Mano Security arbejder med sikkerhed og tryghed.
Mano Crew bidrager til praktisk produktion og crewledelse.
Mano Logistics håndterer transport og logistik.
Mano Warehouse understøtter opbevaring og klargøring.
Samarbejdet mellem funktionerne skal gøre det lettere for kunden at planlægge og gennemføre arrangementer. De konkrete leverancer, kompetencer og kapaciteten skal fortsat aftales.
Start med at kortlægge den eksisterende drift
Før man ændrer leverandørstruktur, bør man forstå den nuværende. Hvilke opgaver fungerer godt? Hvor opstår forsinkelser? Hvor bruges der flest interne ressourcer? Og hvilke leverandører er særligt afhængige af hinanden?
Gennemgangen kan vise, om der er potentiale for at samle opgaver, forbedre koordineringen eller etablere mere langsigtede aftaler. Det vigtigste er at skabe en løsning, der fungerer bedre for kunden.
Et partnerskab skal kunne udvikle sig
Nye arrangementstyper, større produktioner og ændrede krav kan skabe behov for andre kompetencer. Derfor bør samarbejdsaftalen give plads til løbende evaluering og tilpasning, så begge parter bliver bedre til at løse opgaverne sammen.
Bruger du mange ressourcer på at koordinere eventleverandører? Tal med Mano Solutions om, hvilke opgaver der giver mening at samle, og hvilke der fortsat skal løses af specialister.