Event: Når eventbureau og driftspartner arbejder som ét hold

Et event kan være gennemtænkt fra første idé til sidste detalje. Alligevel opstår de svære spørgsmål ofte i overgangen mellem mennesker, leverandører og praktiske opgaver. Hvem tager imod leverancen? Hvem giver besked, hvis tidsplanen skrider? Og hvem hjælper de gæster, der ankommer, mens der stadig bliver bygget op?

En driftspartner kan gøre samarbejdet enklere ved at samle de praktiske tråde omkring produktionen. Det starter med en fælles forståelse af bureauets idé, kundens forventninger og de rammer, venue stiller til rådighed.

Begynd med grænsefladerne

Lav en oversigt over de opgaver, der skal løses før, under og efter arrangementet. Skriv derefter en ansvarlig ud for hver opgave. Ikke kun en virksomhed, men også en person, som kan træffe beslutninger eller finde den rette at spørge.

Det gælder eksempelvis varemodtagelse, bemanding af ankomst, klargøring af lokaler og koordinering af nedtagning. Når ansvaret er tydeligt, bliver det også lettere at opdage de opgaver, der ellers falder mellem to stole.

Del planen med dem, der skal bruge den

En detaljeret produktionsplan har værdi, når de relevante dele når ud til de rette mennesker. En vært har brug for at kende gæsternes ankomst og kontaktpersoner. Et crew har brug for adgangsveje, leverancer og rækkefølgen for opbygning. Alle har brug for at vide, hvor ændringer bliver meldt ind.

Aftal derfor én opdateret plan, én vej til ændringer og et kort fælles møde før de vigtigste skift. Planen behøver ikke være tung. Den skal være brugbar, når der er travlt.

Bevar plads til ændringer

Ingen plan kan forudsige alt. Aftal på forhånd, hvilke beslutninger driftspartneren kan tage selv, og hvornår bureauet eller kunden skal involveres. En klar beslutningsvej giver plads til at handle, uden at nogen mister overblikket.

For Mano handler et godt partnerskab om at forstå helheden og bidrage dér, hvor det hjælper produktionen. Den konkrete opgave og ansvarsfordeling aftales fra gang til gang.